Ve chvíli, kdy se ve firmě objeví první AI nástroje, začnou je lidé často zkoušet po svém. Někdo si do nich začne kopírovat části smluv, jiný si nechá strukturovat exporty z CRM a další si připravuje interní prezentace. Bez AI policy ale firma rychle ztratí kontrolu nad tím, jaká data kam odchází, jak jsou ukládána a kdo má k čemu přístup. To je problém nejen z pohledu bezpečnosti a compliance, ale i z hlediska konzistence výstupů.

Jasná AI policy dávají zaměstnancům rámec, ve kterém se mohou pohybovat bez strachu, že něco „pokazí“. Místo zákazu („AI raději nepoužívejte“) pomůže jednoduché rozdělení: která data jsou citlivá a nikdy nesmí mimo firemní prostředí, která data lze používat v nástrojích schválených firmou a která lze sdílet i v běžných cloudových službách. Stejně důležité je popsat, jak se mají výstupy AI kontrolovat – co lze použít rovnou a kde je nutná lidská revize.

V praxi může AI policy obsahovat konkrétní příklady „ano / ne“. Například: „Ano – shrnutí interní porady bez citlivých čísel; Ano – návrh textu pro newsletter na základě produktových informací; Ne – celé znění smluv s klienty; Ne – databáze zaměstnanců včetně osobních údajů.“ Takový dokument pomůže manažerům vysvětlit pravidla týmům a zároveň slouží jako opěrný bod pro interní školení.

Důležitou součástí pravidel je i řízení přístupů. Ne každý ve firmě musí mít možnost zadávat AI dotazy nad všemi daty. Manažer může například rozhodnout, že přístup k určitému typu dat (např. cenovým podmínkám, mzdovým informacím nebo neveřejným kontraktům) bude mít jen vybraná skupina lidí, případně že budou dotazy nad těmito daty zvlášť logovány a auditovány. Tím se kombinuje přínos AI s ochranou klíčových informací a vzniká silná AI governance.

Firmy, které AI pravidla podcení, často narazí ve chvíli, kdy se poprvé ozve bezpečnostní nebo právní oddělení – typicky po dotazu zákazníka nebo auditu. Naopak organizace, které si udělají „domácí úkol“ v podobě jednoduché, ale promyšlené AI policy, získávají výhodu: mohou AI aktivně podporovat, místo aby ji z obavy raději brzdily.